Для работы приложения необходимо устройство с ОС Android не ниже 8.0 или iOS, с камерой и подключением к сети Интернет.
Актуальная версия приложения: в App Store и Google Play (приложение APK также отдельно можно скачать по клику (DocsInBox-1.27.0.apk)
Приложение требует разрешения доступа в интернет и к камере, а также разрешение установки приложений из неизвестных источников (Настройки -> Безопасность -> Неизвестные источники)
После успешной установки появится иконка приложения DocsInBox
На экране логина введите ваш логин (e-mail адрес) и пароль (такой же, как на сайте dxbx.ru), и нажмите "Войти". Если вы забыли свой пароль, можете самостоятельно восстановить его по кнопке "Забыли пароль"
После успешной авторизации вы попадете на экран выбора профиля. Нажмите на своё имя.
После успешной авторизации вы попадете на экран выбора профиля. Нажмите на своё имя.
4. Приемка
Во вкладке приемка отображаются все накладные, которые поступают вам в системе. По кнопке фильтр можно указать, какие накладные показывать в списке.
Если отсканировать не все акцизные марки и нажать "Принять", то приемка произойдет с расхождением.
При повторном сканировании марки она автоматически удаляется из приемки
Вы можете сканировать штрихкоды на коробках с алкоголем вместо каждой бутылки в отдельности (*Функция работает только при условии, что поставщик указал в накладной ЕГАИС данные о коробке.)
Нажмите на значок бутылки внизу накладной.
После чего откроется окно для сканирования, в которое необходимо поместить штрих-код с коробки.
Во вкладке ЕГАИС находится раздел "Торговый зал" для сканирования бутылок для последующих продаж
Для этого необходимо нажать на значок бутылки и расположить телефон и бутылку таким образом, чтобы акцизная марка помещалась целиком в обозначенном квадрате, была сориентирована вдоль линии-маркера (см. изображение)
При необходимости можно включить вспышку, нажав на кнопку со значком "молния с буквой А"
После того, как акцизная марка будет успешно распознана, она добавляется в "Торговый зал".
ВАЖНО! Списание в программе происходит по системе FIFO, то есть первая принятая в накладной бутылка будет списана в первую очередь. Это может приводить к пересорту. Для сведения пересорта к минимуму нужно:
- соблюдать хранение бутылок на складе по принципу новый товар выставляется в конец полок, вперед идет продукция принятая давно.
-сканировать в Торговый зал только те бутылки которые фактически находятся в баре для реализации.
В этот раздел можно сканировать крепкий алкоголь, который использовался для банкетов/мини-баров, проводился с нефискальной оплатой или по любым другим причиной не мог быть списан нормальным образом.
Для банкетов в качестве альтернативы можно:
- Использовать позиционную или полную инвентаризацию;
- Создать банкетный стол, в который следует добавлять алкоголь только в день банкета. Алкоголь, который будет использоваться во время банкета, в этом случае следует добавлять в Торговый зал также только в день банкета.
Когда вы отсканируете марку в этот раздел на списание пойдет весь доступный объем бутылки. Будет создан акт списания с основанием "Приготовление", отправлять полученный акт списания нужно именно с этим основанием. Менять основание акта нельзя.
Если марка при этом находится в Торговом зале, то отобразится уведомление "Бутылка добавлена в торговый зал. Удалить из торгового зала и добавить бутылку в акт списания?". При нажатии "Да" бутылка удаляется из Торгового зала и весь оставшийся объем попадет в акт списания.
Сформированный акт списания можно будет отправить вручную в разделе "Документы списания": https://dxbx.ru/fe/egais/documents-writeoff или же дождаться автоматической отправки акта списания, если у вас она включена. По умолчанию автоматическая отправка актов списания включена и срабатывает в период с 21:00 по 23:59 по местному времени.
Для ручной отправки акта списания необходимо войти в него и нажать на кнопку "Отправить в ЕГАИС".
Если вам нужно совершить помарочный возврат, перемещение или инвентаризацию, то выберите соответствующий раздел в мобильном приложении, отсканируйте необходимые бутылки и найдите их в разделе "Бланки" на сайте.
Заходим в мобильное приложение во вкладку "Акты" – открываем страницу "Перемещение". Нажимаем на знак сканирования и начинаем сканировать весь алкоголь, который необходимо перенести.
После сканирования марки наименование бутылки появится в списке.
После добавления всех позиций нажимаем на кнопку "Отправить". Таким образом бланк появляется в Docsinbox в разделе "Бланки" и становится доступным для дальнейшей отправки. Открыв его в системе, необходимо нажать на кнопку "Сформировать документ".
После нажатия на эту кнопку система формирует накладную перемещения. В накладной нужно указать "Получателя" (отправлять можно только юр. лицо с этим же ИНН, но другим КПП). Затем нажать кнопку "Сохранить и отправить в ЕГАИС".
Получатель увидит эту накладную в общем списке накладных, как обычную алкогольную накладную. Нужно будет в неё зайти на вкладку "Приёмка" и нажать кнопку "Принять полностью". После этого накладная будет принята и остатки переместятся на другой КПП.
- Перейдите мобильном приложении DocsInBox по пути «ЕГАИС» > «Возврат».
- Нажмите на символ бутылки в правом нижнем углу и отсканируйте весь алкоголь, который необходимо вернуть поставщику.
- Когда все бутылки от поставщика, которые вы планируете вернуть, отсканированы — нажмите на кнопку «Отправить».
4. Зайдите на сайте https://dxbx.ru/ на вкладку «Бланки» и найдите нужный бланк. Если это бланк, который вы отправили только что — он будет первым в списке.
5. В бланке нажмите на кнопку «Сформировать документ»
Если в накладной присутствуют бутылки из разных поставок одного или нескольких поставщиков, то система предложит разделить возврат по приходам на несколько накладных.
Для этого в появившемся окне нужно нажать кнопку «Да, разделить»
Если вы хотите отправить все бутылки одной возвратной накладной, то нажмите кнопку «Нет, кладем всё в одну накладную возврата»
Сформированные возвратные накладные появятся в связанных документах. Чтобы открыть и отредактировать возврат нужно нажать на символ карандаша справа от названия возвратной накладной.
В сформированной возвратной накладной нужно указать поставщика (ИНН и КПП как в приходной накладной), заполнить вкладку транспорт, если этого требует поставщик, и нажать кнопку «Отправить в ЕГАИС».
В поле «Накладная поступления» можно увидеть номер приходной накладной и реквизиты поставщика (если при формировании возврата выбрали разделение по поставкам)
- Открываем мобильное или компьютерное приложение, которое можно скачать по ссылке http://updates.dxbx.ru/DxBx.Desktop-setup-v1.9.0.exe и установить на компьютер, к которому подключен сканер. Переходим на вкладку Еще. Нажимаем на кнопку Сделать/дооформить инвентаризацию. В приложении DocsInBox - это вкладка Акты – Инвентаризация
Внимание: нужно сканировать все бутылки, в которых есть алкоголь, не только закрытые.
Бутылки из "Торгового зала" также нужно отсканировать, если в них есть алкоголь. Убирать их из "Торгового зала" при этом не нужно.
Сканировать всё нужно в один бланк, если хотите сканировать с нескольких устройств, то всем нужно зайти под одним аккаунтом и сканировать в один и тот же бланк.
То есть один создаёт его, сканируя первую бутылку, затем остальные авторизуются и заходят в этот же бланк на своём устройстве.
